Una vez se ha encontrado, evaluado y calificado a un agente comercial, queda la tarea de detallar el acuerdo con ese agente. Los acuerdos o contratos deben explicar las responsabilidades del exportador y el agente comercial.
Los exportadores experimentados recomiendan que se firmen los contratos iniciales por un año. Si el funcionamiento por el primer año es satisfactorio, los nuevos contratos se celebraran por periodos más largos. Se considera que si el agente comercial es competente, el periodo de un año es suficiente para poder comprobar la eficacia del mismo para promover nuestros productos en el país objetivo.
Corresponde a las partes (exportador y agente) definir los componentes del contrato que se firmará para la distribución y manejo de nuestros productos en el país objetivo.
El contrato comercial debe especificar claramente lo siguiente:
- Nombre y domicilio del agente y de la empresa exportadora.
- Productos objeto del acuerdo.
- Territorio asignado, especificado claramente.
- Existencia y no de exclusividad, tanto en lo que se refiere a los productos como a los territorios señalados.
- Precios iniciales que regirán. Mención específica que corresponde únicamente al exportador la potestad de alterarlos.
- Cifras mínimas de venta que deberá obtener el agente para mantener la exclusividad. Especificar si se computarán para este efecto los pedidos pasados durante un periodo de tiempo dado, los aceptados por el exportador y los servidos efectivamente.
- Condiciones de venta. Incoterms correspondiente.
- Condiciones de pago.
- Necesidad de aportar referencias en cuanto a solvencia de nuevos clientes.
- Procedimiento de resolución de conflictos y desacuerdos, preferiblemente por arbitraje, especificando los detalles del mismo.
- Terminación del contrato a su vencimiento. Condiciones y requisitos.
- Causas de resolución del contrato por incumplimiento de cualquiera de las partes. Forma de notificación. Previsión de indemnizaciones.
Fechas de entrada en vigencia y fechas de terminación del contrato
Dado que las partes están establecidas en diversos países, los contratos deben ser firmados por cada parte en fechas y lugares diferentes. Para obviar toda dificultad es necesario establecer claramente la fecha de vigor del contrato y la fecha de terminación del mismo.
El contrato debe indicar si este se terminará de forma unilateral, es decir por parte del exportador o bilateralmente, es decir de común acuerdo entre las partes. Se debe determinar con cuanto tiempo de antelación se le informará al agente la continuación o cancelación del contrato.
Productos contractuales
Es importante especificar en los contratos las mercancías que en ellos se incluyen y los destinos que se les dará. Si el exportador vende más de una categoría o línea de productos, conviene especificar cuáles son las mercancías o servicios que se incluyen en el contrato. Si después de entada en vigor el contrato, se amplía la gama de productos, no previstos en el contrato inicial, es conveniente explicar que las partes están de acuerdo en ampliar la línea para la entrada de nuevos productos.
Territorio acordado
El contrato precisará los límites del o de los territorios en los cuales el agente comercial ejercerá su influencia. Es de suma importancia que las partes se pongan de acuerdo acerca de los límites en los que operará el agente comercial.
Se entiende que el agente o representante comercial no puede solicitar ni aceptar órdenes de compra de clientes que se le presenten, establecidos en su territorio, sin antes notificar este contacto a su representado, es decir el exportador. La cláusula anterior es de gran importancia pues se pretende facilitar la protección del fabricante exportador en el territorio acordado, la protección de marcas y patentes, la representación que se ha otorgado al agente en su territorio, etc.
Facultades y obligaciones del agente o representante comercial
Salvaguarda de los intereses del mandante. En los contratos de representación de agencia comercial es normal que se estipule, de acuerdo a los buenos hábitos comerciales, que el agente o representante comercial pondrá todo su empeño en preservar la propiedad, los derechos y los intereses de su mandante (fabricante-exportador)
Poder de contraer obligaciones a nombre del mandante. El contrato especificará si el agente o representante comercial dispone del poder para contraer obligaciones a nombre del mandante.
Prohibición de competir con líneas similares
Si se estima necesario, se estipulará en el contrato, que el agente no podrá representar productos similares a los que está ofreciendo el mandante. Se debe especificar lo anterior claramente. A veces los representantes comerciales manejan líneas similares, por lo tanto se debe acordar, si este continúa con estas líneas, si las termina y se determinaría un plazo para el cumplimiento de esta cláusula.
Servicios de post-venta y piezas de repuesto
Si el agente o representante comercial está llamado a ofrecer y asegurar a la clientela servicio de post-venta, de mantenimiento o venta de repuestos, se debe especificar los alcances en el contrato, que tipo de facilidades se ofrecen para tal fin por el agente, los montos de la prestación de los servicios de postventa, los costos de los repuestos, y las comisiones que se cobrarán por la prestación de dichos servicios.
Informes comerciales, investigación del mercado, etc.
El represente comercial, enviará periódicamente al su representado, los informes de inteligencia comercial sobre la situación de su país, la industria nacional, los competidores locales e internacionales, etc. Lo anterior permitirá establecer las estrategias necesarias para que se implemente un plan
Comisiones
Se debe acordar entre las partes, la metodología para calcular las comisiones. Generalmente las comisiones se pagan sobre el precio FOB de la mercancía. Esto es el valor del producto puesto en el puesto de embarque del país exportador.
Las comisiones se pactan de acuerdo al valor de los productos ofrecidos, por ejemplo, las comisiones sobre materias primas van hasta el 4 o 5% del valor FOB. Las comisiones sobre bienes de capital, maquinaria, equipo de transporte, se pactan entre el 10% y 15% del valor FOB de la mercancía.
Se debe pactar en que moneda se pagarán las comisiones, cada cuanto tiempo, si se consignan en su país o en el exterior. Así mismo se debe pactar el incremento de las comisiones de acuerdo a las cuotas de ventas, de nuevos productos, etc.
Motivación del agente comercial
Una vez que se ha seleccionado al agente comercial, debe iniciarse un programa de capacitación y promoción de nuestros productos en ese nuevo canal. Se acordarán jornadas de capacitación de la fuerza de ventas con el nuevo producto, se programan visitas al fabricante exportador para que el nuevo agente conozca su nueva representación comercial. Se acuerdan los gastos que correrán por parte del fabricante y el agente comercial para la promoción y distribución de los productos en el país objetivo y también se establecen las comisiones a pagar, los descuentos, las promociones publicitarias, etc.
